Czasowniki modalne w Passive Voice: Jak precyzyjnie ustalać zasady i procedury w firmie?
W komunikacji biznesowej rzadko operujemy tylko na czystych faktach przeszłych czy teraźniejszych. O wiele częściej musimy opisać, co musi zostać zrobione, co powinno być zmienione, a co może zostać osiągnięte.
Kiedy połączysz czasownik modalny ze stroną bierną, otrzymujesz idealne narzędzie do tworzenia instrukcji stanowiskowych, maili z przypomnieniami czy analiz ryzyka. Konstrukcja jest niezwykle prosta i wygląda tak samo dla każdego czasu i osoby: CZASOWNIK MODALNY + BE + TRZECIA FORMA CZASOWNIKA (Past Participle).
Biznesowe przykłady użycia w praktyce
Oto zestawienie najpopularniejszych czasowników modalnych w stronie biernej, podzielone według ich funkcji w codziennej pracy korporacyjnej.
1. MUST BE (Musi zostać – bezwzględny nakaz, prawo, procedury)
Używane, gdy sprawa nie podlega negocjacjom, np. przy terminach płatności lub kwestiach prawnych.
The invoice must be paid by the end of the month. (Faktura musi zostać opłacona do końca miesiąca).
Safety goggles must be worn in the factory area. (Okulary ochronne muszą być noszone na terenie fabryki).
All confidential data must be encrypted. (Wszystkie poufne dane muszą zostać zaszyfrowane).
2. SHOULD BE / OUGHT TO BE (Powinno zostać – rekomendacje, dobre rady)
Idealne do sugerowania ulepszeń lub delikatnego przypominania o obowiązkach bez brzmienia zbyt agresywnie.
The marketing strategy should be redesigned. (Strategia marketingowa powinna zostać zaprojektowana na nowo).
This problem should be discussed at the next meeting. (Ten problem powinien zostać omówiony na następnym spotkaniu).
The website ought to be optimized for mobile devices. (Strona internetowa powinna zostać zoptymalizowana pod kątem urządzeń mobilnych).
3. CAN BE / COULD BE (Może / Mogłoby zostać – możliwości i potencjał)
Używane podczas burzy mózgów, planowania projektów lub opisywania funkcji systemów.
This goal can be achieved with our current budget. (Ten cel może zostać osiągnięty przy naszym obecnym budżecie).
The meeting could be postponed if necessary. (Spotkanie mogłoby zostać przełożone, jeśli zajdzie taka potrzeba).
The sales figures can be accessed through the CRM. (Dostęp do danych sprzedażowych można uzyskać poprzez CRM / Dane sprzedażowe mogą być dostępne przez CRM).
4. MAY BE / MIGHT BE (Może / Mogłoby zostać – spekulacje, ryzyko, niepewność)
Niezastąpione w analizach biznesowych, prognozach giełdowych i szacowaniu ryzyka projektowego.
The launch of the product may be delayed due to supply chain issues. (Premiera produktu może zostać opóźniona z powodu problemów z łańcuchem dostaw).
Our servers might be targeted by hackers. (Nasze serwery mogą stać się celem ataków hakerów).
The contract terms may be negotiated later. (Warunki umowy mogą być negocjowane później).
5. CANNOT BE / MUST NOT BE (Nie może zostać / Nie wolno – zakazy i niemożliwość)
Służy do jasnego stawiania granic w relacjach z klientami lub pracownikami.
This file cannot be shared with third parties. (Ten plik nie może być udostępniany osobom trzecim).
Company laptops must not be used for personal purposes. (Laptopy służbowe nie mogą być używane do celów prywatnych).
Krótka ściągawka dla ucha:
Zauważ, jak naturalnie brzmią te zdania. Zamiast mówić: „You must pay the invoice” (Musisz opłacić fakturę – brzmi jak żądanie windykatora), mówisz: „The invoice must be paid” (Faktura musi zostać opłacona – brzmi jak obiektywna procedura systemowa).
